超詳細活動清單來了!如何籌辦一場大型會議直播活動?

上周我們講到了線上沙龍會議直播指南圖片【線下活動取消、延期?線上沙龍會議直播,超詳細操作指南!】(點擊藍字可查看文章),這類的活動規模一般不太大,看完我們的活動指南以后,不少人私信我們說,想知道大型會議的活動直播怎么做?

本周,目睹將會給大家帶來一份大型會議活動直播攻略,大家可以把它當作一份活動清單,用來對照。

本攻略為通用型直播攻略,適合規模較大的會議活動,比如大型峰會、發布會、員工大會、渠道招商大會等大型會議活動。攻略篇幅較長,圍繞活動舉辦的“前-中-后”環節進行。


01活動前:設定活動目標及制定任務計劃

【時間:一般在活動前的3-6 個月開始進行】

大型會議活動直播,因為規模大,涉及的團隊、組織多,比較復雜,所以需要更長的活動準備周期以及詳細的任務計劃,臨時抱佛腳只能讓會議手忙腳亂,亂七八糟。

一、活動概覽

在活動開始前的3-6個月,我們需要設定活動目標及制定任務計劃。包含以下4個大方面內容:


1.設定目標

設定目標,方便進行活動效果評估。有些活動主辦方對活動目標不重視,目標稀里糊涂的,最后活動要么辦得亂七八糟,要么就是沒有有效數據的積累,沒辦法進行投入產出比的效果評估,結果只能是瞎忙一場。

除了方便活動效果評估外,活動目標也決定了后續行動的方向。在舉辦活動前,我們需要不停地問自己問題:活動目標是什么?我們想通過這次活動完成什么?為什么要舉辦這個活動?我們能為觀看直播的觀眾提供什么價值?

為了科學管控目標,我們需要對目標進行定性以及量化KPI。目標定性,包括:品牌知名度、活動參與用戶滿意度等;量化KPI,包括:二維碼掃碼量、用戶注冊量、活動參與者人數、合格銷售線索數量、渠道曝光覆蓋面等。


2.分析目標受眾

明確目標后,我們需要根據目標來確定受眾情況,以便可以精準地活動邀約,以及為受眾配備合適的直播方式、互動方式等。

包括:主要和次要觀眾的信息、角色、人口統計數據、需求、痛點、思維方式等其他信息。


3.確定預算

創建初步預算以確定邊界;隨著更多細節的確定,可以繼續更新和調整。


4.確認利益相關者在目標、受眾和預算方面的一致性

向關鍵領導者或利益相關者進行確認。


二、具體步驟:

1.建立活動團隊

(1)考慮以下職能:

團隊內部以及與合作伙伴、贊助商、演講者、與會者的溝通和協調

社交媒體營銷、新聞稿發布、合作伙伴營銷

登陸頁面、活動描述、電子郵件等的文案撰寫

活動策劃和設計

KPI追蹤的數據分析

為與會者和演講者提供直播技術支持


(2)確保多樣性:

一個由來自不同背景、思維方式豐富的團隊,通??梢蕴岢鲂孪敕?,并幫助排查可能影響活動成功的盲點


(3)如果需要,目睹可以來提供直播平臺及現場執行服務


(4)與相關團隊定期召開會議,以保持一致性和獲得進展


2.選擇活動主題

進行研究,確定哪些主題與受眾產生共鳴(例如,關鍵字搜索量、調查客戶、咨詢行業專家等)


3.確定活動計劃和類型

(1)內部還是外部

(2)受眾規模(線下觀眾;線上觀眾)

(3)活動類型(例如大型峰會、發布會、線上互動會議直播、線上線下互動直播、系列標準直播、銷售大會、展會、培訓等)

(4)計劃包含的環節(例如,主題演講、遠程連線、小組討論、演示、參觀等)

確定每個人的線下體驗;確定每個人的在線體驗

(5)整體活動和個別會議期間的互動機會(對于線下與會者;對于在線與會者)

比如某大型峰會同時進行多個分會場,在活動觀看頁設置多個分會場的入口;邀請各分會場的參會人員在某特殊環節同步參與互動;直播間的彈幕在線下會議屏幕上墻,所有人都可以看到并參與互動


4.找活動合作伙伴和贊助商

 

5.構思活動標題、亮點和描述

 

6.確定活動日期、時間和長度

 

7.與演講者、主持人和特邀嘉賓約定時間

 

8.確定票價和定價結構(免費、付費、票務等級)

確定定價方式,包括線下和在線出席

 

9.決定線上活動的直播形式(現場采集對外直播;拉取其他平臺的視頻流對外直播;預先錄制好視頻,到時候直播播出)

 

10.選擇實體場地

場地設施、容納人數、設備支持、周邊交通等

 

11.選擇直播平臺

(1)通過一些標準指標去評估平臺,包括:

規模(平臺可以容納多少參會者;是否可以分成多個線上會場;是否可以多嘉賓遠程連線);

直播畫面(是否可以多畫面分屏;是否支持視頻包裝、實時字幕等)

觀看方式(是否可以全球觀看、內網觀看等);

觀看質量(是否可以倍速觀看,多清晰度觀看);

平臺的易用性(是否簡單,用戶參與門檻是否低,是否可以多終端觀看);

平臺的成本(是否整體性價比高);

互動功能(是否可以滿足活動需求,例如紅包、聊天、投票、文檔等);

注冊管理(是否支持觀看權限限制,身份驗證);

品牌選項(是否支持觀看頁等進行品牌定制化);

活動分析(是否支持數據統計及分析,方便了解優化活動);

視頻制作(是否可以進行視頻剪輯,快速截取直播精彩看點);

與現有工具的集成情況(是否可以和內部系統對接等);

安全保障(是否有相關機制及預案保障直播穩定、安全)


(2)最晚在活動前 1 個月實施(根據復雜度需要進行時間調整)

 

12.確定活動品牌展示

例如logo、標語、線下場地設計、線上直播環境視覺效果等


02活動前:為活動中的各項環節進行前期準備

【時間:活動前1-3個月】

在活動正式開始前,我們需要做好活動中各項環節的前期準備工作,包括8個方面:

1.確定活動順序

安排活動具體時間(包括線下會議時間、直播時間)

2.通過線上活動平臺,創建活動報名頁

登陸頁面和注冊頁面

3.設置和自定義線上活動環境(例如直播間、品牌等)

4.贊助商

(1)確定線下和線上活動的贊助或參展商計劃

(2)為贊助商或參展商提供線下和在線的設置說明(包括如何運送材料的詳細說明)

(3)為贊助商或參展商提供宣傳工具包,并要求他們在線上面向客戶宣傳活動


5.活動技術

(1)現場音視頻

面向線下的觀眾、面向在線觀眾的直播

(2)線上活動平臺app設置

(3)現場電力

(4)線下場地的互聯網連接

(5)線下技術(例如簽到、二維碼、活動反饋等)

(6)新冠疫情健康和安全檢查


6.宣傳

(1)制定面向觀眾的營銷計劃

考慮電子郵件、社交媒體、付費廣告、新聞稿、網紅營銷、合作伙伴聯合營銷等渠道

(2)通過CTA(召喚動作)將觀眾吸引到活動平臺或網站注冊

(3)包含新冠疫情安全協議和信息在內

(4)布置線下活動場地


7.內容

(1)為整個活動參與者的用戶旅程創建內容

注重質量和多樣性,而非數量

(2)制作活動內容

例如,預先錄制的視頻內容、暖場片、幻燈片等

(3)線下活動內容關鍵人的確定

確定好活動管理員、演講者、主持人

(4)確定線下和在線技術團隊,以便進行故障排查

 

8.觀眾互動與參與

(1)創建用戶在線互動參與觸點

在活動前、中和后,考慮使用視頻、調查、投票、聊天、問答、游戲等互動手段。

(2)確定現場參與互動環節

(3)通過在線活動平臺,為參與者提供明確的參會說明

(4)實時監控在線觀眾反饋、問題和想法

與演講者和主持人分享觀眾反饋,以便實時告知內容


03活動期間的執行:5大關注要點

做好前期策劃和準備,那么接下來就是活動期間的具體執行了。有5個要點需要重點關注:

1.如何提高觀眾實時參與度

在活動當天,鼓勵人們相互交流對促進活動至關重要。

(1)組建一個主持人團隊

主持人起到觀眾與活動發言人、演講者的連接作用??梢酝ㄟ^主持人來鼓勵在線觀眾參與活動(例如,通過聊天進行提問),并與演講者分享觀眾的問題、想法和反饋??梢越M建兩個審核團隊針對不同的群體,一個針對現場活動的參與者,一個針對線上直播參與者。

主持人可以通過以下方式,促進互動、提高活動的參與度:

通過展示線下、線上活動參與者的問題,鼓勵演講者進行解答:可以在演講者和活動參與者之間建立雙向對話,使與會者真正參與到活動互動中,而不只是一個旁觀者。

通過實時視頻邀請線上參與者進行提問:這是聊天的一個升級。通過視頻進行面對面交流,使演講者有機會聽到觀眾的語音語調,便于演講者了解觀眾是否有理解他的回答。

邀請線下活動參與者提問:需要考慮通過活動平臺向在線觀眾直播線下會場內的提問。這樣,便于線上與會者持續參與互動。

注意負面或不當評論,并要阻止不恰當行為擾亂線下活動:開啟聊天審核,則觀眾發送的聊天內容需審核后顯示。如果他們在聊天中留下負面反饋,主持人可以回復他們并嘗試解決問題。

傳達重要的消息,包括指令:線上團隊中的主持人可以通過聊天或固定聊天消息進行交流,這些消息會可以在直播間突出顯示。雖然線下參與者可以在線上平臺中看到這些消息更新,但還是應該考慮在線下活動中用標牌或帶有指令性的幻燈片來傳達這些消息。


(2)與演講者、贊助商和合作伙伴溝通

因為主持人在活動期間可能很忙,所以需要創建線下和線上活動溝通的團隊,來負責處理演講者、贊助商和合作伙伴之間的互動。團隊可以回答問題,提醒活動的進度時間表,確保演講者、贊助商和合作伙伴獲得活動相關信息及指導。

 

2.技術問題管理及故障解決方案

無論如何籌劃活動,技術問題在線下活動中仍然可能出現。所以需要有一個可以解決任何問題的技術支持團隊。

以下問題,是技術支持團隊需要關注并可能需要解決的問題:

活動平臺出現故障和錯誤(面向線上的團隊)

演講者、與會者、贊助商在線上和線下造成的用戶錯誤(兩個團隊)

網絡連接和瀏覽器問題(兩個團隊)

網速慢和網絡滯后問題(面向線上的團隊)


3.將線下活動數據數字化

如前所述,混合活動的一個巨大優勢是,可以在一個地方收集所有的活動數據。

為實現這一目標,需要將線下活動數據數字化,例如總出席人數、每個分會場/環節參與人數、展廳瀏覽人數、展位訪問人數、評論人數。


4.郵件/短信/微信公眾號模板消息推送提醒參與

為了增加線下和線上參與者的活動出席率和參與度,可以在活動期間發送參會提醒郵件,鼓勵大家加入活動。尤其是為期多天的活動,這更加重要。

線上參與者每天都可能會離開,或者重新加入活動,或者感覺疲勞、事情繁忙等沒有繼續參加,參會提醒郵件可以鼓勵大家持續參與活動。我們可以在活動每天的開始,提醒大家參加最新活動。

 

5.在社交媒體上分享見解和更新動態

不要只依賴于郵件等信息推送。在活動期間,社交媒體是更新活動動態的另一種好方法。我們可以在社交媒體平臺上,通過發布演講者見解、關鍵要點、提醒消息,鼓勵活動參與者在社交媒體上參與互動,以此來提升活動知名度。

比如可以把活動信息發布在微博/微信公眾號/微信朋友圈上,每天結束時,預告第二天的內容,提醒已注冊人員參加活動。我們可以反復強調活動的價值,比如對外展示活動嘉賓的分享金句、活動特色互動環節等。另外,我們也可以對外展示用戶的精彩評價(我們在活動參與中要設置好環節,引導用戶評價),圖文、視頻等形式均可,這可以被當作用戶證言,以此來提高品牌知名度。

 

03活動后:放大活動傳播價值及活動跟進


活動后,我們需要關注活動價值的二次放大,以及活動數據分析和跟進,讓相關人員跟進銷售線索等,從而真正實現活動的價值。

1.直播內容實現二次復用或營銷獲客工具

為了擴大活動的傳播價值和周期,我們可以將直播畫面實時轉錄成視頻文件,進行回放?;顒咏M織者可以通過發送感謝郵件等方式,讓注冊的用戶通過回放觀看所有會議內容,對于同時參加多個會議的用戶,通過回看可以不遺漏精彩內容。

另外,活動組織者還可以將內容推送給注冊未登錄參與活動的用戶,讓活動實現更廣泛的傳播,或者作為內容營銷工具多次利用,實現獲客、用戶激活等。

 

2.在活動平臺中查看數據,進行活動分析及客戶跟進

(1)根據活動目標和 KPI來衡量成功(例如,出席率、客戶滿意度、人口統計指標、投資回報率等)

(2)與營銷和銷售團隊共享客戶線索數據和對客戶需求的洞察,以便后續進行跟進

(3)在活動結束后,追蹤活動參與者轉化為客戶的情況

(4)進行活動后的調研問卷,方便優化活動

 

3.跟進演講者、贊助商和合作伙伴,例如感謝信、音視頻、共享數據等

現在,越來越多的活動將是混合的,既有線下活動部分,也有通過直播等方式實現的線上虛擬活動部分。

我們正在通過采用在線體驗的元素,來創造全新的、身臨其境的活動方式,讓更多人可以聚集在一起,實現更大范圍的活動規模、影響力,以及活動參與度。


希望以上的活動攻略,可以給到大家參考借鑒。如果有更多想知道的,歡迎和目睹深入探討。


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